+33 1 75 44 68 90 contact@spinpart.fr

Les donneurs d’ordres et approbateurs métiers occupent un rôle central dans le traitement de la dépense de bout-en-bout :  puisqu’ils sont à l’initiative des demandes d’achats externes, le process Source-to-Pay vient en support de leur activité et doit avant tout répondre à un besoin d’efficacité. En tant que clients du process, ils s’attendent donc à pouvoir passer commande de façon simple, tout en respectant les échéances de leurs besoins. Néanmoins, il serait contre-productif de réduire le rôle de ces acteurs à celui de consommateur du process.   

 

Si de nombreuses tâches industrialisables sont désormais centralisées au sein d’équipes spécialisées (centres de services partagés internes ou Outsourcing), les acteurs métiers gardent un rôle central dans la fluidité, la fiabilité et donc dans la performance globale de la chaîne de valeur.   

A l’origine du besoin, les métiers prescripteurs portent alors une responsabilité pour fournir efficacement les informations nécessaires au bon traitement de la dépense. Que ce soit lors des phases amont jusqu’à la passation de la commande ou ensuite lors du traitement de la facture, il est nécessaire de s’appuyer sur les donneurs d’ordres et approbateurs pour qualifier la dépense (nature de la dépense, imputation budgétaire et analytique), la valider et justifier la légitimité de la facture (approbation d’engagement de dépense, réception, bon à payer).  

Malgré ce rôle prépondérant, les acteurs métiers participent de manière souvent ponctuelle sur ce process qui n’est pas au cœur de leur activitéC’est pourquoi il est difficile d’attendre d’eux une expertise et réactivité sans faille sur ce rôle. 

Les équipes en charge du Souce-to-Pay (et plus particulièrement sur le volet Procure-to-Pay) doivent donc mettre en place les leviers pour s’appuyer efficacement sur ces acteurs :   

  • Des process simplifiés pouassurer la compréhension par l’ensemble des acteurs  
  • Des sollicitations limitées au strict nécessaire en saisissant les opportunités de mise en place d’automatismes (traitement des montants faibles, des types de dépenses ou fournisseurs récurrents, etc.) 
  • Des sollicitations précises et efficaces pour laissepeu de place à l’interprétation en s’appuyant sur :  
        • Le positionnement des équipes comptables et achats en support auprès des métiers sur l’expertise dépense  
        • Des outils positionnés pour faciliter et fluidifier ces échanges tout en cadrant les pratiques
  • Un accompagnement de proximité pour assurer la compréhension globale des enjeux autour de ces process et donc, des parts de responsabilité relevant des métiers 
Depuis 20 ans, SpinPart accompagne ses clients dans la maîtrise et l’optimisation de leur process de gestion de la dépense du sourcing jusqu’au paiement.  

Vous souhaitez échanger sur vos réflexions pour l’optimisation de votre chaîne de gestion de la dépense ? Contactez-nous !