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Sécuriser la trésorerie des entreprises est critique en cette période de crise économique. Nous l’évoquions dans notre précédent article, les délais de paiement ont une incidence directe sur le besoin en fonds de roulement des fournisseurs et donc sur leur stabilité financière.

Mais puisque le délai de paiement n’est calculé qu’à partir de la date d’émission de la facture, cet indicateur peut s’avérer trop restrictif pour identifier les difficultés que peuvent rencontrer les fournisseurs pour obtenir le paiement de leurs livraisons de biens ou prestations de services.

De plus en plus d’entreprises demandent à leurs fournisseurs de mentionner systématiquement la référence du bon de commande sur leurs factures. Cette pratique, révélatrice d’un process de traitement de facture associée à une commande (Procure-to-Pay) est vertueuse puisqu’elle permet de fluidifier le traitement de cette facture une fois intégrée dans les systèmes. Néanmoins elle peut également s’avérer contre-productive pour le fournisseur si l’émission du bon de commande intervient, en régularisation, après la réalisation de la prestation. L’émission de la facture est alors mécaniquement retardée puisque dépendante de ce bon de commande.

Cet exemple mis en avant dans le dernier communiqué du comité de crise sur les délais de paiements lève le voile sur les situations pour lesquelles le seul suivi du délai de paiement prouve ses limites. Dans certaines entreprises ou certains département, l’obtention du « service fait » est positionnée comme un pré-requis à l’émission de la facture. Ici aussi, l’intention est louable puisque ces pratiques ont pour vocation de préparer, côté client, l’arrivée de la facture et donc d’assurer la fluidité de son traitement. Si le fournisseur n’a plus à courir après le paiement de ses factures, il commence à courir après ses services faits.

Si ces pratiques d’anticipation de la facture sont vertueuses pour permettre aux entreprises de payer leurs fournisseurs dans les délais impartis, il faut que les clients soient vigilants quant aux pratiques en place en leur sein, chez leurs donneurs d’ordres, afin de ne pas générer un effet de vases communicants en transférant les délais et temps d’attente sur les phases amont à la facturation. Le danger est ici de rendre invisible des problématiques structurantes pour la relation avec les fournisseurs.

Depuis 20 ans, SpinPart accompagne ses clients dans la maîtrise de leur process Gestion de la dépense et délais de paiement, de l’engagement au règlement de la facture.