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Qu’est-ce que le SaaS ?

Le terme de SaaS (pour Software as a Service ou Logiciel en tant que Service) est apparu à la fin des années 90. Il désigne un modèle de logiciel commercialisé non pas sous la forme d’un produit en licence définitive, mais en tant qu’application en location à utiliser comme un service.

L’application en mode SaaS peut être hébergée sur les serveurs du client ou accessible à distance, dans le Cloud ; la distance ou la technologie ne sont pas des facteurs déterminants : c’est le package de services qui l’accompagne qui va déterminer son appartenance à cette catégorie. Par exemple, une application en mode SaaS sera louée au mois ou à l’usage.

Même si le terme, SaaS, est utilisé depuis peu, l’idée même de l’assimilation du coût d’un logiciel à un coût de fonctionnement plutôt qu’à un investissement n’est pas nouvelle. Déjà en 1961, John McCarthy, chercheur au MIT (Massachusetts Institute of Technology), évoquait la possibilité qu’un jour l’informatique puisse être consommée à la manière des énergies, telle que l’eau ou l’électricité.

Un marché des solutions SIRH en SaaS à maturité

Du côté des fournisseurs, les start-ups spécialisées ont été les premières à se lancer, rapidement rejointes par les poids lourds du secteur des éditeurs (Salesforce, SAP, Oracle, etc) ; ces dernières allant jusqu’à racheter des éditeurs spécialisés dans la technologie SaaS pour acquérir une expertise.

Du côté des clients, les PME ont été les premiers acteurs à s’intéresser à ces solutions de par leurs besoins d’adaptation et de polyvalence, au cœur de leur business. Depuis quelques années, les grands groupes ont rejoint les clients de ces solutions innovantes et l’administration publique commence à s’y intéresser.

Au sein du marché du Cloud computing (marché regroupant des solutions technologiques telles que l’Iaas -infrastructures as a service-, le PaaS -plateforms as a service- et le SaaS), le segment du SaaS est le plus dynamique ces dernières années. Dopé initialement par les offres SaaS liées à la messagerie, la collaboration, le CRM (Customer Relationship Management), c’est au tour des logiciels de gestion des Ressources Humaines, notamment des logiciels de gestion de la Paie et de la GPEEC, de tirer le marché.

Pourquoi un SIRH en mode SaaS ?

Le choix du SaaS, pour un projet de Système d’Information de gestion des Ressources Humaines, dépend de la trajectoire et des choix d’orientation du projet en termes de :

  • Stratégie de financement : fonctionnement vs investissement ;
  • Sécurité : gestion et accès aux données ;
  • Organisation SI : gestion des serveurs, gestion des données, gestion de la sécurité ;
  • Transformation RH : processus à optimiser et nouveaux processus à implémenter ;
  • Développement des compétences fonctionnelles SIRH internalisé ou externalisé.

 => Le besoin en flexibilité et la volonté de réduire les coûts sont les principales raisons du passage au Cloud (www.zdnet.fr)

 Avec leur architecture simplifiée les applications SaaS offrent d’avantage d’agilité et de vraies opportunités de transformation des SIRH en permettant de conjuguer l’utilisation :

  • de modules standards (généralement ceux qui couvrent les besoins fonctionnels les plus courants et les plus utilisés),
  • avec des modules spécifiques, sur des processus RH utilisés ponctuellement ou particulièrement sensibles pour l’entreprise.

Les solutions SIRH en mode SaaS offrent aux entreprises les moyens de répondre à une demande d’amélioration continue de la gestion des ressources humaines en offrant des outils agiles permettant de rester en phase avec un environnement métier en constante évolution :

  • Tout changement dans le métier RH peut être rapidement pris en compte dans la solution logicielle ;
  • Les montées de version peuvent être réalisées sur les modules applicatifs concernés indépendamment les uns des autres.

Les atouts d’un SIRH en mode SaaS sont aussi financiers. Cette démarche permet de ne pas avoir d’investissement conséquent dans des licences logicielles. Les éditeurs SaaS proposent des forfaits, généralement mensuels, ce qui lisse le coût sur la durée. Le SaaS peut donc permettre une réduction des coûts lors du déploiement d’un projet SIRH.

  • Attention : sur le long terme, un SIRH en mode SaaS comprenant le coût de la transformation et les forfaits peut revenir aussi cher qu’un SIRH « traditionnel » mais les coûts seront répartis sur toute la durée de vie du SIRH.

Autre avantage financier : pas de nécessité d’acquérir le matériel (infrastructures, serveurs, etc) ni de disposer de compétences informatiques en interne. Le SaaS permet aussi, au client, de se décharger de la maintenance, de l’exploitation et parfois aussi de l’hébergement des applications. Contrairement aux logiciels en mode licence dont l’intégration sur les machines du client peut être fastidieuse (avec notamment des connecteurs à configurer), est souvent coûteuse (coût de la licence + délai d’intégration + formation des équipes informatiques internes), le déploiement d’un projet SIRH en mode SaaS est, généralement, moins long et moins coûteux à mettre en place.

Le métier RH est souvent impacté par la mise en œuvre d’un SIRH en mode SaaS, dans la mesure où la plupart des éditeurs de solutions SaaS proposent des solutions standardisées uniques, avec des marges d’adaptation aux spécificités des clients limitées. Ainsi les DRH clientes sont « contraintes » à la simplification, à l’harmonisation et à la modernisation de leurs processus et de leur organisation. Autrement dit, si le logiciel peut s’adapter au client, le client, lui aussi doit se préparer à s’adapter à l’outil.

Cette observation est d’autant plus vraie que l’on assiste de plus en plus au lancement de programmes de modernisation SIRH, qui incluent aussi bien des projets de refonte du SIRH existant que des projets de transformation du métier RH.

Ainsi, lors du choix d’un éditeur, on conseillera de porter son choix sur une solution qui se rapproche, en mode standard, des processus et de l’organisation du client, pour réduire les risques liés au changement.

Limites des solutions SIRH en mode SaaS

Les craintes autour du Cloud sont encore nombreuses, mais la principale demeure la sécurité, notamment la sécurité d’accès aux données RH. Avec un SIRH en mode SaaS, une partie des données RH ne sont plus hébergées sur le site de l’entreprise et le sujet des modalités de récupération des données est souvent crucial et stratégique pour une entreprise.

A travers la sécurité, on pense aussi aux exigences suivantes :

  • La pérennité du prestataire SaaS (qu’advient-il de mes données si le prestataire fait faillite, pire, s’il est racheté ?),
  • Les performances du prestataire, en termes de maintenance et d’exploitation (puisque ces activités ne sont plus réalisées par l’entreprise),
  • La fiabilité des connecteurs entre les systèmes clients existants et les outils gérés dans le Cloud du prestataire (une partie des données sont stockées chez le prestataire, et elles doivent rester accessibles à tout moment),
  • La sécurisation des données stockées dans les serveurs situés chez le prestataire (datacenters sécurisés ? certifications ? assurance qualité ?).

D’autres limites sont évoquées dans les études sur le sujet, notamment le peu de retours d’expérience sur les gains directs apportés par le SaaS ou encore les difficultés potentielles liées à la transition entre le système existant et le SIRH en mode SaaS (d’où la remarque sur les risques liés au changement).

Lors de l’implémentation d’un SIRH en mode SaaS, il faut aussi faire attention à ne pas trop vouloir personnaliser les composants existants dans la solution SaaS du prestataire : trop de distorsion par rapport au modèle initial risque de rendre la solution instable et de compliquer les montées de versions futures. Cette bonne pratique est d’autant plus important que restreindre le degré de personnalisation de la solution limitera également le coût de l’implémentation.

Quel niveau de couverture fonctionnelle de l’outil SIRH en mode SaaS, pour quel besoin ?

La réflexion doit porter sur les besoins de l’entreprise en termes de transformation RH. L’identification des processus à optimiser et des nouveaux processus à implémenter ainsi que leur importance stratégique permettra d’orienter le choix final.

Actuellement plusieurs approches sont proposées par les prestataires de solutions logicielles :

  • Une approche « ciblée » : quelques processus de gestion des compétences gérées par une ou plusieurs solutions SaaS. La gestion administrative, la gestion de l’organisation, de la paie et la gestion des temps restant sur des solutions logicielles traditionnelles.
  • Une approche « hybride » : combinaison d’une ou plusieurs solutions SaaS (couvrant surtout la gestion des compétences et la gestion administrative) avec une ou plusieurs solutions logicielles traditionnelles (pour la paie et la gestion des temps) internes ou externalisés.
  • Une approche « full SaaS » pour la majeure partie du SIRH (gestion administrative et des compétences, gestion de la paie et des temps).

Dans tous les cas, une attention particulière doit être portée aux connecteurs (interfaces entre les outils au sein du SIRH) mis à disposition et maintenus par les éditeurs SaaS.

Conclusion

Au final, le SIRH en mode SaaS convient à des entreprises à la recherche d’une gestion des ressources humaines plus agile, dans la configuration des processus, dans l’alignement du SIRH avec les besoins immédiats de l’entreprise et permettant de décentraliser la gestion « SI » de certains processus RH (la gestion « Metier » et les données RH restant la propriété de l’entreprise).

Mais toutes les organisations, selon leur histoire et leurs caractéristiques propres, ne partagent pas cette stratégie et certaines préfèrent des solutions dites traditionnelles, plus « fastidieuses » à exploiter (pour cause, l’exploitation et la maintenance sont réalisées en interne) mais qui permettent une personnalisation plus poussée, avec la maitrise, en interne, de tous les processus applicatifs et la supervision de l’infrastructure par l’organisation.

En outre, les combinaisons possibles entre solutions traditionnelles et solutions SaaS (comme les approches « ciblées » et « hybrides » semblent confirmer que les deux modèles devraient continuer de coexister et ce, pendant un certain nombre d’années.