Modernisation, simplification et rationalisation sont aujourd’hui les principales tendances auxquelles sont confrontées les entreprises. Dans un contexte de plus en plus concurrentiel, elles sont en effet touchées par la révolution digitale, qui constitue un enjeu majeur de leur modernisation, leur dynamique économique et de leur performance. Incontournable, la transformation numérique nécessite aujourd’hui une révision des modèles en place, une réorganisation de l’ensemble des dimensions de l’entreprise et notamment de la sphère RH.
Les DRH sont aujourd’hui conscientes du rôle essentiel qu’elles jouent dans la « digitalisation » des processus de leurs organisations. Ces dernières se positionnent dorénavant comme « chefs d’orchestre » du changement et perçoivent ces nouveaux défis comme de réelles opportunités pour :
- Faire évoluer les processus et les pratiques,
- Mettre en place de nouveaux modèles en accompagnant l’ensemble des directions,
- Assurer une assistance et une communication adaptée envers les collaborateurs.
Gestion administrative, GPEC, gestion sociale, formation et plus particulièrement gestion de la paie sont des maillons essentiels à la réussite de la simplification et de la modernisation des organisations publiques et privées.
Les services de paie, au cœur de ces nouvelles tendances, doivent donc se sensibiliser au plus vite aux évolutions applicatives et organisationnelles des grands chantiers réglementaires (DSN, simplification, dématérialisation du bulletin de paie, prélèvement de l’impôt à la source, etc.).
La gestion de la paie, « nerf de la guerre » de la DRH
Métier clé de la DRH, la gestion de la paie a toujours été considérée comme une activité « délicate », car à l’origine d’un élément essentiel pour l’ensemble des collaborateurs : la valorisation financière des activités de chacun d’entre eux.
Cadencée par des échéances mensuelles répétitives et une veille réglementaire permanente, la gestion de la paie est souvent perçue comme une activité complexe, fastidieuse et peu valorisée.
L’avènement du numérique au travers des différents projets réglementaires, va pourtant permettre de « redorer » l’image du gestionnaire de paie.
Il s’agit d’une réelle opportunité d’évolution et d’un véritable levier d’innovation pour cette fonction.
Les grands chantiers en cours
Avec de nombreuses dimensions à prendre en compte : techniques, fonctionnelles, organisationnelles, métiers, les projets réglementaires impactent les services de gestion de la paie :
- La Déclaration Sociale Nominative (généralisation en janvier 2017) a pour ambition de simplifier les modes de déclaration / transmission des déclarations sociales des entreprises aux organismes de prestations sociales. S’appuyant sur les données issues de la paie, elle permettra à termes d’automatiser, faciliter et sécuriser les pratiques historiquement manuelles des gestionnaires de paie. Grâce à un fichier généré automatiquement à partir du logiciel de paie, la DSN favorisera les activités à plus forte valeur ajoutée telles que la validation, la définition et l’exécution de contrôles, etc.
- La dématérialisation du bulletin de paie (généralisation au 1er janvier 2017) a pour vocation de sécuriser et simplifier l’émission, la distribution, la consultation et l’archivage des bulletins de paie. L’automatisation de la distribution et la simplification de l’archivage permettront aux gestionnaires de paie de bénéficier d’une optimisation des traitements. Les gestionnaires de paie profiteront d’un réel gain de temps dans la préparation des fiches de paie et leur consultation.
- La clarification du bulletin de paie (généralisation au 1er janvier 2018) a pour objectif d’apporter plus de lisibilité et de pédagogie à la fiche de paie. Le document n’intégrera plus qu’un nombre de lignes limité et des intitulés plus compréhensibles. Cette mesure a donc pour ambition de fournir plus de transparence aux collaborateurs, une gestion et une communication facilitées entre salariés et gestionnaires de paie.
- Le prélèvement à la source (généralisation au 1er janvier 2018), a pour but de collecter l’impôt sur les revenus au moment du versement au salarié des revenus sur lesquels porte l’impôt. Il s’agira d’un prélèvement en temps réel réalisé par un tiers : l’employeur. Cette évolution du modèle de recouvrement de l’impôt sur le revenu nécessitera pour les services RH :
- Une adaptation des logiciels de paie (actualisation de données suite à des changements de situation personnelle, mise en place de nouveaux flux entre administration et employeur, mise à jour des taux d’imposition en fonction de l’évolution de la situation de l’agent, etc.),
- Une révision des processus et procédures paie existants.
Une fonction en pleine mutation
L’image rébarbative et peu valorisée de la gestion de la paie est derrière nous ! Evolutions applicatives mais aussi organisationnelles, métiers et sociales sont au cœur de la transformation de la fonction.
Le gestionnaire de paie se concentre désormais sur des activités à forte valeur ajoutée :
- Autrefois « de masse » et « chronophages », les activités de saisies deviennent ponctuelles et concentrées sur la résolution de cas spécifiques et exceptionnels.Il peut s’agir de saisies relatives à des modifications de situation personnelle de collaborateurs ou à des événements particuliers.
- La grande automatisation des tâches oriente de plus en plus les gestionnaires vers des activités de contrôle(mise en place de processus et exécution des règles de contrôle).
- L’extension de la dimension « contrôle » de la fonction amène les gestionnaires de paie à renforcer leurs domaines de compétences, leurs analyses d’écarts et la réalisation de diagnostics. Le temps libéré par la réduction des fréquences des saisies leur permettra de se consacrer davantage à des cas d’analyse pointus et à la résolution d’anomalies.
- La communication et l’accompagnement au changement deviennent des activités indispensables du service.Le gestionnaire assistera ses collaborateurs notamment dans leur compréhension des évolutions du bulletin de salaire. Il assumera donc pleinement le rôle de communiquant et d’intermédiaire entre salariés et employeur.
En conclusion
Bien plus qu’une simple évolution de positionnement, le gestionnaire de paie se dote dorénavant d’un rôle d’expert à forte valeur ajoutée. Ses pratiques quotidiennes évoluent. Réel référent, il met à disposition des DRH, son expertise, ses compétences techniques et applicatives. Il facilite les échanges au sein de l’entreprise, réduit les tensions en assumant le rôle d’accompagnateur au changement auprès des collaborateurs de l’organisation.